Allgemeine Regeln für den Emailverkehr

Jeder von uns bekommt täglich mehrere E-Mails in sein elektronisches Postfach. Dabei handelt es sich oftmals um Newsletter, aber auch Geschäftsmails nehmen einen Großteil der täglichen E-Mailflut ein. Wir möchten heute darauf hinweisen, dass es nicht nur wichtig ist, Newsletter-Mailings für das E-Mail-Marketing zu optimieren. Es gibt auch grundlegende Regeln für den E-Mail-Verkehr mit Partnern, Kunden oder Mitarbeitern. Einige dieser essentiellen Grundsätze stellen wir Ihnen heute vor:

Beim Schriftverkehr via E-Mail sollte man sich grundsätzlich an gewisse Regeln halten. (Fotocredit: Pixabay)

Beim Schriftverkehr via E-Mail sollte man sich grundsätzlich an gewisse Regeln halten. (Fotocredit: Pixabay)

  • Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise. Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. Zudem müssen Sie bei einer extrem langen E-Mail damit rechnen, dass nicht alles vom Adressaten gelesen wird oder dieser während des Lesens das Interesse verliert.
  • Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.
  • Beantworten Sie E-Mails schnell. Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden.
  • Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist. Es wird empfohlen, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument gleicht. Grußformel und der Name des Absenders (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.
  • Rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr einhalten. In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind (siehe: Strafe für Mails ohne Pflichtangaben). Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.
  • Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren. So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.
  • Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig. Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.
  • Keep it simple. Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
  • Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen. Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.

Wir hoffen unsere Tipps helfen Ihnen in Zukunft beim täglichen Schriftverkehr und wünschen noch eine angenehme und erfolgreiche Woche 🙂

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